Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez liderów IT?
Zarządzanie zespołem IT nie musi być trudne. Czy zdarzyło Ci się kiedyś wywierać presję na pracownikach lub zorganizować spotkanie, które przeciągało się w nieskończoność? Sprawdź, czy popełniasz poniższe błędy w zarządzaniu zespołem programistów. Jeśli tak, to przygotowałem dla Ciebie wskazówki, dzięki którym stworzysz efektywniejsze środowisko pracy. Wprowadzanie poniższych technik przez liderów zespołów przełoży się na osiągi ich pracy, zadowolenie całego teamu i sukces organizacji.
Narzucanie dealine-ów (wywieranie presji)
Presja czasu i związane z tym napięcie towarzyszy większości osób pracujących w branży IT. Ciągłe deadline, dema produktowe i terminy kolejnych releasów narzucają programistom pewien rytm pracy, którego muszą dotrzymać bez względu na wszystko. Zarządzanie zespołem IT musi być dobrze zorganizowane, w przeciwnym wypadku inwestor może się wycofać, klient zrezygnować, a użytkownik przestać korzystać z aplikacji. A to budzi stres w całym zespole, dlatego należy podchodzić do tego rozsądnie.
Jako lider i osoba, która prawdopodobnie łączy biznes z technologią, musisz wspierać dwie strony — po pierwsze reprezentować wymagania biznesowe, pilnować budżetu i dbać o interes zleceniodawcy, a po drugie dopasować to wszystko do możliwości technicznych, mocy przerobowych i umiejętności zespołu. Nie chcę tutaj wspominać o leadershipie, lean-, ani mikro-managemencie, tylko o wpływie napięcia, które związane jest z wytężoną pracą umysłową.
W sytuacji stresu organizm reaguje tak, jakby szykował się do walki lub ucieczki. Taki chwilowy stan jest Ci potrzebny, bo działa mobilizująco i pomaga Ci przełamać pewne ograniczenia, dowieźć zadania i zrealizować swoją pracę. Niestety przewlekle podniesiony poziom kortyzolu jest dla Ciebie wyniszczający i powoduje spustoszenia dla Twojego mózgu.
Chroniczny stres nie bez przyczyny określany jest jako cichy zabójca, który wywołuje dziś tak zwane choroby metaboliczne. Nawet nie wiesz, jak często przychodzą do mnie liderzy, u których napięcie sabotuje jakiekolwiek działania. Problemów wynikających ze stresu może być więcej, zaczynając od dolegliwości układu pokarmowego, przez zaburzone libido, po problemy ze snem, pamięcią i koncentracją.
Jak możesz zdiagnozować u siebie wysoki poziom kortyzolu bez badań krwi?
- Masz problemy ze snem — długo zajmuje Ci zaśnięcie, masz problemy ze wstawaniem, włączasz kolejne drzemki w budziku, a żeby odżyć, potrzebujesz filiżanki porannej kawy.
- Mimo ciągłych diet albo morderczych treningów zmagasz się z opornym tłuszczem w okolicach brzucha, czy bioder i chowasz wstydliwą oponkę pod warstwą ubrań.
- Budzisz się w nocy bez przyczyny, z natłokiem myśli albo kołataniem serca lub wstajesz do łazienki podczas snu, a w ciągu dnia czujesz brak energii i niewyspanie.
- Wszystko Cię drażni — łatwo wpadasz w złość i szybko się irytujesz. Nie kontrolujesz emocji i często wybuchasz podczas burzliwych dyskusji ze współpracownikami i rodziną.
Na szczęście jest kilka sposobów redukcji stresu, które każdy lider może zastosować nawet we własnym biurze.
Ile razy słyszałeś, żeby oddychać głęboko, gdy się denerwujesz. I jest w tym sporo prawdy. Już samo skupienie myśli na pracy naszych płuc i kontroli przepływu wdychanego i wydychanego powietrza pozwala odepchnąć od siebie negatywne emocje.
Ćwiczenia oddechowe znane są szczególnie z jogi, gdzie dużą rolę odgrywa skupianie się na kontroli oddechu. Pozwala to się rozluźnić i zredukować napięcie. Bo to właśnie z powodu niedotlenienia czujemy się przemęczeni i pozbawieni energii.
Technika oddechowa 4-7-8 to proste i niezwykle skuteczna metoda na zrelaksowanie się i zaśnięcie. Jak ją stosować?
- Wykonaj wdech nosem przez 4 sekundy
- Wstrzymaj oddech na 7 sekund
- Zrób wydech przez usta przez 8 sekund
- Powtórz cały cykl 4 razy
W tej metodzie koncentrujesz się na głębokich rytmicznych oddechach, co pomoże Ci zredukować niepokój, uspokoić umysł, a wieczorem spokojnie zasnąć. Jest to więc wspaniały sposób na rozdrażnienie i bezsenność. Szybkie zaśnięcie wydłuża przecież czas snu, dzięki czemu Twój organizm może lepiej się zregenerować i wypocząć. Więcej wskazówek na temat tego jak radzić sobie ze stresem możesz przeczytać w ebooku Redukcja Stresu.
Zarządzanie zespołem IT, a organizowanie spotkań
Słyszałeś o tym mistycznym stanie flow, w który wpadają doświadczeni programiści? Jeżeli nie, to na pewno znane jest Ci pojęcie pracy głębokiej opisane w książce Cala Newporta. Te zbliżone do siebie koncepty polegają na maksymalnym skupieniu się na jednej najważniejszej rzeczy w danym momencie. Podobną wizję prezentuje też pozycja “Zjedz tę żabę” Briana Tracy albo “Miracle morning” Hala Elroda, gdzie również o chodzi o focus na konkretnym, najważniejszym, czy najpilniejszym zadaniu. To wszystko jest dobrym sposobem na podtrzymanie wysokiej wydajności i produktywności.
Niestety, dzisiejsza praca w IT, nawet niekoniecznie w biurze, to często cykl długich, nudnych i niepotrzebnych spotkań, które można by streścić jednym mailem. Na takich meetingach pojawiają się niekoniecznie kluczowe osoby, dochodzi do wielu dygresji i rzadko kiedy wyciągane są konkretne akcje. W wielu organizacjach zauważyłem, jak te niepotrzebne zgromadzenia, kompletnie rozbijają rytm pracy i przerywają stan głębokiego flow w zespole.
Rolą lidera jest właściwe zaplanowanie spotkania, dobór odpowiednich ludzi i wyodrębnienie po nim szczegółowych zadań dla konkretnych osób. Czasami wystarczyłoby, gdyby na spotkaniu pojawił się jedynie lider, osoba od biznesu i osoba techniczna, a szczegóły wdrożenia zostałyby ustalone dopiero na dalszym etapie indywidualnie lub w mniejszej grupie. Dzięki temu oszczędzasz czas, unikasz zbędnych dyskusji, i nie angażujesz niepotrzebnym osób na danym etapie.
Takie zarządzanie zespołem oraz optymalizacja procesów wokół spotkań, praca nad właściwymi rzeczami i odpowiedni dobór miejsca, czasu oraz sposobu spotkania, przekłada się na wyższą produktywność i efektywność pracy. Dzięki mądremu zarządzaniu spotkaniami nie dość, że zyskasz więcej czasu dla zespołu, to jeszcze zapobiegasz spadkom motywacji do pracy.
Powiadomienia (komunikatory i maile)
Jeżeli pracujesz zespołowo, to z pewnością używasz jakiegoś komunikatora do bieżących dyskusji. Mogą być to Teamsy, Slack, czy innego rodzaju komunikator, w którym wymieniasz się codziennymi wiadomościami ze swoimi współpracownikami.
Wiele firm korzysta też z komunikacji mailowej, w której wątki potrafią ciągnąć się w nieskończoność. Po jakimś czasie do wiadomości mogą być dołączane osoby, których nawet nie znasz. Wyobraź sobie, że dostajesz maila z 30 wiadomościami w wątku i pytaniem: “hej Dominik, co o tym myślisz?”. To niemożliwe, żeby połapać się w takim chaosie.
Większość komunikatorów, narzędzi i aplikacji wysyła jakieś notyfikacje. Jesteś otoczony ciągłymi powiadomieniami, dźwiękami, czy wibracjami. To wszystko rozprasza, a badania pokazują, że ponowny powrót do pełnego skupienia może zająć Ci nawet 20 minut.
Jeżeli w Twoim TOP5 nie znajduje się talent Focus, to prawdopodobnie łatwo Cię jest rozproszyć i trudno ponownie zabrać się do pracy, nie mówiąc już o wielowątkowości i szybkim przełączaniu kontekstu. U mnie na szczęście znajduje się on na 3 pozycji i może właśnie dzięki temu jestem w stanie równolegle prowadzić 3 firmy, kierować swoimi zespołami i zarządzać różnymi projektami, ale jest to raczej wyjątek, niż coś typowego.
Koniecznie ogranicz przerywniki w Twoim zespole. Ustalcie np. konkretne godziny, w których odbierane są maile, nie używaj powiadomień na czacie i wypracuj sposób komunikacji, który nie będzie odrywał ludzi od pracy. Ja np. w swoich zespołach wdrożyłem zasadę no-mention, a każda osoba ma dedykowany kanał, na którym można napisać do niej z jakąś sprawą i mieć pewność, że we właściwym dla niej czasie, uzyskamy odpowiedź.
Komunikacja asynchroniczna to kolejny krok do zwiększenia produktywności całego zespołu. Niewymaganie natychmiastowych odpowiedzi jest wykonalne i znacznie zwiększa możliwości skupienia się. W zespołach, którymi kieruję, wprowadzam komunikację poprzez zadania, gdzie dodajemy sobie wzajemnie taski, które mogą być nawet pytaniem. Wtedy mamy gwarancję, że nigdzie nie zginie to w komunikacji ad-hoc, osoba przypisana na pewno je zauważy, a my, we właściwym czasie, otrzymamy wyczerpującą odpowiedź.
Pomocna również może być praca w technice pomodoro. Nie u każdego się to sprawdzi, ale znam zespoły, które dzielą swoją pracy na cykle skupienia i rozluźnienia. W pierwszym etapie koncentrują się oni w 100% na pracy bez dystraktorów, a w drugim jest miejsce na odebranie wiadomości, rozmowy, czy wyjście na kawę.
Motywacja
Niewiele mówi się o motywacji w kontekście chemii mózgu, neuroprzekaźników i fizjologi organizmu. Coachowie często wspominają o podłożu psychologicznym i szukają rozwiązania w sztuczkach, które mają za zadanie wzbudzić motywację. Tak naprawdę jednak, u podstaw stoi układ dopaminowy jako mechanizmy warunkujące Cię do działania.
Motywowanie zespołu to ekstremalnie istotny aspekt wpływający na jego produktywność. Bardzo ważne jest, aby słuchać potrzeb swoich pracowników i umożliwić im wybór takich zadań, które będą napędzały ich do pracy. Wpływa to na pobudzanie ośrodka nagrody i, tym samym, zwiększenie efektywności rezultatów całego zespołu.
Nie chodzi mi tu tylko o chwalenie i docenianie, bo to wbrew pozorom, nie tak łatwa sztuka. Bardzo ważne jest, aby, w miarę możliwości, zespół lubił to, co robi i odpowiednie osoby były oddelegowane do właściwych zadań, które je pasjonują. Wtedy, jako lider, masz gwarancję ogromnej produktywności Twojego teamu i całej organizacji.
Zarządzanie zespołem IT oraz sposoby na zwiększenie efektywności pracowników, to tylko nieliczne tematy, które poruszyłem w gościnnym podcaście. Zapraszam Cię do odsłuchania.
